Fontos tudnivaló a munkakönyvek digitalizálásáról
Június 10-én lezárul az elektronikus munkakönyvek bevezetésére biztosított ötéves átmeneti időszak Ukrajnában. A közelgő határidő miatt sok munkavállalóban és munkáltatóban felmerült a kérdés: milyen következményekkel jár, ha addig nem kerülnek be a munkaviszonyra vonatkozó adatok az elektronikus nyilvántartásba?
A Nyugdíjalap és az ombudsmani hivatal illetékesei szerint a válasz egyértelmű: sem pénzbírságra, sem egyéb szankcióra nem kell számítaniuk azoknak, akik június 10-ig nem digitalizálják papíralapú munkakönyvüket. Az ukrán jogszabályok jelenleg nem írnak elő büntetést az elektronikus munkakönyv hiánya miatt.
A határidő elsősorban az országos átállás mérföldköve, nem pedig egy olyan végső dátum, amelynek elmulasztása jogi következményekkel járna.
A szakértők ugyanakkor arra figyelmeztetnek, hogy különösen fontos azok számára a dokumentumok mielőbbi feltöltése, akik 2004 előtt is dolgoztak. Az ugyanis még a biztosítási alapú nyugdíjrendszer bevezetése előtti időszak volt, így az akkori munkaviszonyokra vonatkozó adatok jellemzően csak papíralapon léteznek.
Amennyiben ezek az információk nem kerülnek be az elektronikus rendszerbe, a nyugdíj megállapításakor később nehézségek merülhetnek fel. Ilyen esetekben az érintetteknek külön igazolásokat kell beszerezniük, archív dokumentumokat felkutatniuk, illetve hosszabb ellenőrzési eljárásra számíthatnak.
A nyugdíjalap tájékoztatása szerint a digitalizálás lehetősége a határidő lejárta után is megmarad. A munkavállalók és a munkáltatók továbbra is feltölthetik a munkakönyvek szkennelt másolatait az elektronikus szolgáltatási portálon keresztül.
A sikeres adatfeltöltés érdekében a hatóságok azt javasolják, hogy a munkakönyv valamennyi kitöltött oldaláról jó minőségű, színes másolat készüljön, amelyen minden bejegyzés, pecsét és aláírás jól olvasható. A dokumentumokat JPG vagy PDF formátumban lehet benyújtani, elektronikus aláírás használatával, illetve a munkáltató közreműködésével.
A hatóságok szerint az elektronikus nyilvántartás egyik legnagyobb előnye, hogy csökkenti az adatvesztés kockázatát, valamint lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy bármikor ellenőrizzék szolgálati idejükre és járulékfizetésükre vonatkozó adataikat. Az időben elvégzett digitalizálás így hosszabb távon egyszerűbb és gyorsabb nyugdíjügyintézést tehet lehetővé.